Tahukah kamu bagaimana sebuah email dapat dikirim dari pengirim ke penerima? Hal yang memungkinkan aktivitas ini terjadi adalah mail server. Kebanyakan orang hanya mengetahui cara menerima dan mengirim email tanpa memahami cara kerjanya.
Dalam artikel ini, PapiTekno akan menjelaskan pengertian mail server, fungsi, jenis dan cara kerjanya. Yuk simak penjelasannya!
Pengertian Mail Server
Mail server adalah program yang dirancang untuk mengelola pengiriman dan penerimaan email. Setiap proses pengiriman email, pada dasarnya berjalan melalui mail server sehingga dapat diterima oleh penerima.
Sederhananya, mail server dapat kamu ibaratkan sebagai kantor pos yang berperan sebagai perantara dalam pengiriman dan penerimaan surat. Email yang terkirim akan tersimpan di mail server, dan diteruskan oleh mail server ke penerima.
Fungsi Mail Server
Fungsi utama dari mail server adalah mendistribusikan email antara pengirim dengan penerima. Mail server akan menyimpan setiap email tersebut dalam memori, agar pengguna bisa melihat setiap email yang terdapat pada akun pengguna.
Mail server juga memiliki kemampuan untuk merutekan pesan masuk ke penerima yang dituju sesuai dengan nama domain. Selain itu, mail server juga dapat mengatasi masalah spam dan virus pada email, serta memastikan email masuk pengguna tetap terjaga kualtiasnya.
Dalam sebuah bisnis dan organisasi, mail server sangatlah penting karena memberikan kemudahan dalam berkomunikasi dengan klien dan mitra secara efisien. Mail server juga dapat membantu meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan pengguna mengakses email secara fleksibel, di mana saja dan kapan saja.
Tanpa adanya mail server, operasional bisnis dapat terganggu karena tidak adanya kemampuan dalam mengirim atau menerima email. Untuk dapat menggunakan mail server, setiap pengguna harus memiliki software email client pada komputernya terlebih dahulu.
Kelebihan Mail Server
Setelah mengetahui pengertian mail server dan fungsinya, lalu apa saja kelebihan mail sever jika dibandingkan dengan layanan email gratis seperti Google, Yahoo dan Outlook? Yuk kita bahas.
1. Privasi Terjamin
Salah satu kelebihan utama dari mail server adalah privasi yang lebih terjamin, karena menggunakan jaringan khusus dan hanya dapat diakses oleh pihak internal. Hal ini memungkinkan privasi dan data email kamu terlindungi, karena pihak luar tidak dapat mengakses email tersebut.
2. Kinerja Lebih Cepat dan Efisien
Mail server memiliki kecepatan akses yang tinggi dalam mengakses email dan data di dalamnya. Mail server dapat kamu ibaratkan sebagai kendaraan pribadi yang dapat memudahkan mobilitas. Hal ini tentu saja dapat meningkatkan efisiensi dalam distribusi email dan komunikasi antara karyawan dan klien dalam perusahaan.
3. Pengelolaan Akun yang Praktis
Mail server juga dapat memudahkan pengelolaan akun email dengan cara yang efektif dan praktis. Kamu dapat dengan mudah mengatur, memelihara dan mengkonfigurasi mail server sesuai keinginan dan kebutuhanmu.
4. Perbaikan yang Mudah
Mail server menyediakan kemudahan dalam perbaikan apabila terjadi kerusakan. Berbeda dengan platform email gratis seperti Gmail atau Outlook yang membutuhkan waktu untuk menangani keluhan pengguna.
5. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Saat menggunakan mail server, kamu bisa membuat alamat email profesional karena memiliki server dan domain sendiri. Hal ini sangat penting dalam bisnis karena dapat meningkatkan kepercayaan dari klien atau pelanggan terhadap perusahaanmu. Misalnya:
- rahmat1259@gmail.com
- rahmat@papitekno.com
Dari kedua email tersebut, tentu saja email yang kedua terlihat lebih profesional bukan?
Komponen Mail Server
Mail server terdiri atas tiga komponen utama, yaitu MTA, MUA, dan MDA. Masing-masing komponen tersebut memiliki peran masing-masing, berikut penjelasannya.
1. MTA (Mail Transport Agent)
MTA atau Mail Transport Agent adalah sebuah komponen dalam mail server yang bertugas melakukan pengiriman dan penerimaan email dari satu server ke server lainnya. Selain itu, MTA juga menangani sistem pendistribusian pesan dengan menyeluruh, memilih server, meminta catatan mail exchange, serta memberikan respon otomatis ketika terjadi kesalahan.
2. MUA (Mail User Agent)
MUA atau Mail User Agent adalah komponen dalam mail server yang membantu mengirim, menata, dan menerima email. Contoh mail server yang termasuk MUA antara lain Gmail, Outlook, Yahoo, dan sebagainya.
3. MDA (Mail Delivery Agent)
MDA atau Mail Delivery Agent adalah software yang menyalurkan email dari server MTA. Beberapa MTA juga dapat berfungsi sebagai MDA ketika menambahkan pesan baru ke dalam dokumen pesan pengguna lokal. MDA ini sering juga dikenal sebagai Local Delivery Agent (LDA).
Protokol Mail Server
Mail server memiliki tiga protokol, yaitu SMTP, IMAP dan POP3. Berikut penjelasan dari masing-masing protokol tersebut.
1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) adalah protokol standar untuk mendistribusikan atau mengirim pesan email. SMTP berfungsi untuk berkomunikasi dengan server lain sehingga pesan dari email lokal dapat disalurkan ke server tujuan. Dalam hal ini, komponen MTA (Mail Transport Agent) yang mengontrol prosedur tersebut.
2. Internet Message Access (IMAP)
Internet Message Access (IMAP) merupakan protokol yang memungkinkan akses email kapan saja dan di mana saja saat pengguna terhubung jaringan internet. Saat menggunakan IMAP, pesan email tidak disimpan atau diunduh ke perangkat, melainkan dibaca langsung dari server. IMAP sangat berguna bagi pengguna yang sering berpergian dan menggunakan beberapa perangkat dalam mengakses email.
3. Post Office Protocol (POP3)
Yang terakhir ada Post Office Protocol atau POP3. Protokol ini bertugas untuk menerima dan menyimpan email yang dikirim sampai server pengguna mengambilnya. POP3 akan berkomunikasi dengan dengan server email pengguna untuk mengunduh semua pesan baru yang ada di email lokal. Setelah prosedurnya selesai, semua pesan tersebut akan dihapus. Oleh karena itu, penting untuk melakukan backup sebelum menyelesaikannya.
Cara Kerja Mail Server
Pada dasarnya mail server memiliki dua fungsi utama, yaitu sebagai server pengirim (outgoing) dan server penerima (incoming). Proses kerja mail server melibatkan beberapa tahapan sebagai berikut:
1. Pembuatan dan Pengiriman Pesan
Setelah kamu menulis pesan dan mengklik opsi ‘Kirim’, komponen Mail User Agent (MUA) akan mentransfer email tersebut. Kemudian email tujuan akan terhubung ke server SMTP kamu.
2. Email Tujuan Berkomunikasi dengan Server SMTP
Email tujuan akan berkomunikasi dengan Mail Transport Agent (MTA) melalui SMTP. Server akan menerima informasi tentang alamat email pengirim dan penerima, lampiran, serta isi pesan.
3. Proses Alamat Email
Alamat email penerima (terutama domain tujuan) akan diproses oleh komponen Mail Delivery Agent (MDA) melalui SMTP. Jika domain tersebut sama dengan domain pengirim, email akan langsung dipindahkan ke server IMAP atau POP3.
4. Server SMTP Pengirim Menghubungi DNS
Server SMTP pengirim akan menghubungi Domain Name Server (DNS) untuk menemukan server tujuan. DNS berfungsi menerjemahkan alamat email domain tujuan menjadi alamat IP.
5. Email Terhubung dengan Server SMTP
Setelah server SMTP pengirim memiliki alamat IP tujuan, email yang diserahkan oleh MTA/MDA dapat terhubung dengan server SMTP penerima melalui berbagai prosedur sampai akhirnya mencapai tujuan.
6. Server SMTP Penerima Melakukan Pemindaian
Tahap terakhir dari proses mail server adalah pemindaian pesan masuk oleh Mail User Agent. Pada tahap ini, MUA akan memeriksa apakah domain dan username tersebut dikenali. Jika iya, pesan akan langsung dialihkan ke server IMAP atau POP3. Pesan kemudian masuk dalam antrian sendmail hingga email penerima siap untuk diunduh.
Jenis-Jenis Mail Server
Mail server terbagi menjadi beberapa jenis berdasarkan sistem programnya. Berikut merupakan jenis-jenis mail server beserta penjelasannya.
1. Sendmail
Bagi yang menggunakan sistem operasi Linux, mungkin sudah familiar dengan jenis mail server ini. Karena Sendmail merupakan mail server standar di Linux dan terkenal dengan performanya yang baik dan kemudahannya dalam penggunaan.
2. Postfix
Selanjutnya adalah Postfix. Postfix sebenarnya jenis mail server yang merupakan pengembangan dari versi Sendmail. Postfix memiliki perbedaan dengan Sendmail, karena tidak hanya dapat digunakan pada sistem operasi Linux, melainkan juga pada Mac OS X. Mail server ini terkenal dengan tingkat keamanan dan performa yang lebih baik daripada Sendmail.
3. Qmail
Qmail adalah jenis mail server yang dikenal sebagai mail server yang paling aman dibandingkan jenis lainnya. Mail server ini belum diketahui kelemahannya, sehingga hampir tidak mungkin adanya kejadian yang menganggu keamanan sistemnya. Bahkan, provider layanan email besar seperti Outlook dan Yahoo menggunakan Qmail.
Itulah pembahasan kami mengenai pengertian mail server, beserta fungsi, kelebihan, komponen, protokol, cara kerja dan jenisnya. Dari penjelasan tersebut, kamu sudah tahu kan jika mail server sangat penting dalam bisnis atau organisasi?
Hai saya Azis. Saya memiliki ketertarikan dengan komputer sejak sekolah dasar, yang membuat saya menjadi seorang blogger. Kini blogging menjadi hobi saya, semoga tulisan saya dapat bermanfaat untuk Anda. Terima kasih 🙂